Пустые столы: сколько стоит недогруженный офис при гибридном графике

Почему тема стала острой

Многие компании перешли на 2–3 офисных дня в неделю, но площадь, договоры клининга и регламенты эксплуатации остались рассчитанными на полную посадку. Финансовый директор видит прежний счёт, сотрудники — полупустой этаж. Вопрос «за что мы платим» возникает на каждом бюджетном цикле.

Формула стоимости занятого места

Стоимость занятого места = (аренда + эксплуатация + сервис АХО в месяц) ÷ среднее число фактически занятых мест в рабочий день. Число занятых мест берите из данных СКУД или бронирования, а не из штатного расписания.

Где бюджет АХО можно пересобрать

• ┐Клининг: график по фактической загрузке этажей и зон вместо ежедневной полной уборки всей площади.
• ┐Инженерия: режимы ОВиК и освещения по расписанию присутствия и датчикам; ТО — строго по регламенту, без снижения безопасности.
• ┐Снабжение и кухни: нормы расхода по реальным посещениям, а не по численности штата.
• ┐Ресепшн и офис-сервис: пиковые дни — полное покрытие, тихие дни — сокращённое.
• ┐Площадь: консолидация недогруженных этажей или зон — решение собственника бизнеса, которое АХО обосновывает данными.

План на 30 дней

• ┐Неделя 1: выгрузить данные СКУД/бронирований и посчитать загрузку по дням и зонам.
• ┐Неделя 2: свести все договоры и регламенты АХО в одну таблицу с объёмами и ценой.
• ┐Неделя 3: определить услуги, объём которых можно привязать к загрузке.
• ┐Неделя 4: согласовать новый регламент и SLA с подрядчиками или одним оператором.

Если подрядчиков много, пересборку сложно провести: у каждого свой договор и своя логика объёмов. Управляемая модель с единым SLA позволяет менять объём сервиса под загрузку одним решением.